Aujourd’hui, l’outil informatique est devenu l’un des outils privilégiés de travail. On reçoit des mails à longueur de journée, des notifications de messages, des alertes sonores…. un surplus d’informations qui créent un « bruit permanent » et surtout qui distrait et diminue incontestablement votre efficacité et votre productivité.
Découvrez 4 règles pour rester efficace et concentré !
#Règle 1 : Avoir une boite mail claire avec un compteur de mails non lus en dessous de 15
Nous avons la fâcheuse habitude de reproduire nos comportements de « possesseur » avec nos mails. En effet, tout comme les objets matériels, nous avons du mal à nous séparer de nos mails. Nous gardons parfois des mails complètement inutiles dans nos boîtes mails… ce qui les encombrent, les rendent moins efficace car surchargées et surtout, ce qui nous stresse inconsciemment puisque nous pouvons avoir jusqu’à plus de 1000 messages non lus…donc plus de 1000 supposées actions en suspens…
Solution : Dégraisser régulier sa boite mail en supprimant les mails obsolètes et se fixer un nombre à deux chiffres en dessous de 25.
Pour moi c’est 15 mails maximum que je traduis comme étant les 15 actions maximales que je dois finaliser dans le courant de la semaine. Et j’applique cela aussi bien sur mon mail personnel que professionnel.
#Règle 2 : Se désabonner de toutes les newsletters de sites internet que vous n’avez pas le temps de lire
En effet, les newsletters contribuent à augmenter le bruit dans votre boite mail. Vous pouvez en recevoir plus de 50 par semaine et soyons sérieux, vous n’avez pas le temps de les lire et pire les informations pertinentes se retrouvent noyées dans la masse. Et pour finir, ça devient même très stressant de se dire que l’on a tant d’articles en retard… Arrêtez de vous faire du mal inutilement.
Solution : Garder uniquement les newsletters qui vous mettent en joie et créer une Alerte Google pour recevoir les informations précises désirées.
L’idée ici est de consommer et digérer l’information que vous avez choisi. Celle qui vous fait vous sentir bien. L’astuce est de garder uniquement les newsletters qui vous donnent la pêche comme la JolieNew de Yoyo La Jolie et celles qui vous donnent l’information que vous appréciez recevoir. Ensuite, pour les autres informations provenant des newsletters auxquelles vous vous êtes désabonnés. C’est très simple. Vous créez une Alerte Google en indiquant les thématiques qui vous intéressent sous forme de mots clés. Vous choisissez différentes options : la fréquence de réception des informations ou le format (article, vidéos, images)… et vous recevrez un mail récapitulant l’ensemble des informations qui ont été publiées sur le net dans les dernières heures. C’est beaucoup plus pratique et efficace.
#Règle 3 : Supprimer l’alerte sonore des mails et des notifications
« Nuisance » est le parfait mot pour qualifier les alertes sonores et les notifications téléphoniques. En effet, ils vous interpèlent comme si quelqu’un vous appelle et vous signale d’arrêter de faire tout ce que vous devez faire. C’est donc très dérangeant lorsque l’on veut rester concentré.
Solution : Se fixer des moments pour lire vos mails et consultez vos réseaux sociaux et si c’est trop difficile, installer des logiciels qui ferment l’accès à certains sites que vous aurez choisi durant une plage horaire donné.
A mon petit niveau, j’ai introduit un rituel de lecture de mes mails. Pour les mails professionnels j’ai défini quatre plages horaires et pour les mails personnels j’en ai défini trois.
Concernant les comptes de mes blogs je les consulte à des heures précises. J’ai récemment mis en place une réponse automatique indiquant ce créneau horaire pour que mes interlocuteurs en prennent bonne note.
#Règle 4 : Ne pas répondre systématiquement au téléphone
Le téléphone c’est un peu comme la notification sonore vous précisant que vous avez reçu un mail. Quand une personne vous appelle, elle va rarement droit au but car elle doit vous demander les nouvelles, faire la causette et ensuite exprimer sa préoccupation. Parfois une simple requête d’une minute se transforme en un échange de 10 minutes. C’est long quand on est en train de travailler sur un document. Et cela peut faire perdre 30 minutes car ce n’est pas toujours facile de se replonger dans la tâche que l’on réalisait.
Solution : Laisser le répondeur faire son travail.
Vous devez apprendre à déconnecter du téléphone et laisser votre répondeur faire le travail. Dans mon cas personnel, les interlocuteurs laissent très rarement des messages, par conséquent, je note les numéros entrants sur une liste et je les rappelle dans la plage que j’ai choisi. Au niveau de mon téléphone personnel, dans l’idéal, je le mets sous silencieux et je le dépose loin de mon regard. Ainsi, il ne me dérange pas et je rappelle par la suite les personnes qui m’ont contactées. (Ca m’arrive parfois de décrocher directement. Il y a des jours avec et sans et puis il y a des VVIPs comme ma Maman ou mes soeurs)
Maintenant que vous avez 4 règles non exhaustives, le tout n’est pas de les connaitre. Il faut vous faire violence pour les appliquer. Je vous assure que vous vous rendrez compte très rapidement de leur impact positif sur votre bien être au travail.
Leave a Reply