Executive Assistant : c’est quoi ?

Mon parcours professionnel est un parcours d’assistanat de haut niveau. J’ai effectivement accompagné à chaque étape de mon parcours professionnel de hauts cadres et hauts dirigeants dans le secteur public et le secteur privé. J’ai donc une certaine connaissance des métiers de l’Assistanat. Ce billet a pour objectif de vous donner un éclairage sur les postes de Personnal Assistant, Executive Assistant, Assistant de Direction et Office Manager très souvent confondus car la frontière entre les quatre (4) fonctions est parfois très légère.

executive assistant

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Commençons avec le poste d’Assistante de Direction :

Parfois appelé Secrétaire de Direction, l’Assistant(e) de Direction joue en réalité un rôle plus important. Véritable bras droit d’un directeur, sa mission est de le décharger de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les Très Petites et Moyennes Entreprises (TPME) aux multinationales en passant par les collectivités locales, institutions publiques et territoriales, les associations…, l’Assistant(e) de Direction joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de son supérieur hiérarchique. Il effectue toutes les tâches traditionnelles d’un secrétaire, à savoir la tenue de son agenda, le traitement du courrier, la rédaction de comptes-rendus de réunions auxquels il assiste généralement, la préparation de dossiers et présentations, l’organisation de réunions, de déplacements et voyages, l’archivage de tous ses documents.
Mais il peut lui être confié d’autres missions comme la recherches de fournisseurs et premières négociations, la préparation d’un budget, d’une mission et bien d’autres activités d’organisation. Dans ce cas, et si la structure le permet, l’aspect administratif est confié à une secrétaire qu’il supervise.

Le poste de Office Manager 

Le poste d’Office Manager est un métier récent dans le monde francophone. Il peut être considéré comme un poste de « Super Assistant » car sa mission se situe entre celle d’un(e) Assistant(e) de Direction de haut niveau et celle d’un Responsable Administratif. Ce qui fait que l’Office Manager évolue généralement dans les petites structures.

Sa mission consiste à gérer l’ensemble des tâches administratives, juridiques et comptables que personne ne peut accomplir, faute de temps et de compétences. Il est directement rattaché à la Direction Générale puisque que sa fonction a pour but de soulager ses supérieurs hiérarchiques d’un bon nombre de fonctions et de responsabilités (gestion administrative du personnel, gestion des services généraux, suivi des budgets, gestion des flux d’information, etc.). Par ailleurs ce poste exige un bon relationnel car l’Office Manager aura également le rôle d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (cabinet comptable et juridique, fournisseurs, banques, administrations, etc.). Dans les grandes structures, ce poste est souvent assimilés à celui de Directeur Administratif.

Le Poste de Personnal Assistant

Les personnalités du monde politique, du show-business, grands dirigeants, sportifs de haut niveau… Tout le gratin de la haute société recourt aujourd’hui aux services d’un Personal Assistant qui est un métier importé des pays anglo-saxons. Il consiste à être attaché au service d’une personne en permanence et d’effectuer une très large gamme de tâches et d’activités quotidiennes en vue de faciliter la vie de son employeurs. Ses attributions sont donc pratiquement impossible à délimiter. En effet, on peut lui demander de gérer l’agenda, de trouver une baby-sitter, de faire l’inscription scolaire ou aux activités parascolaires des enfants, de s’assurer de l’intendance de la maison, d’organiser les vacances en famille, d’organiser une réception, d’acheter des cadeaux , d’effectuer le paiement des factures en temps et en heure, etc. C’est une profession qui cumule plusieurs fonctions à la fois : secrétaire, concierge, gouvernante, comptable, chauffeur, acheteur,… Cette fonction demande de la polyvalence et du temps à consacrer à son employeur.

Enfin le poste d’Exécutive Assistant 

L’Executive Assistant est l’employé d’une entreprise ou d’une structure ou administration qui prend en charge l’exécutif du chef de la direction. Il a la capacité de prendre des décisions qui orienteront ou affecteront la société. En effet, outre ses fonctions de facilitation de l’administratif comme la gestion de l’agenda, la coordination du travail et le suivi des diligences en interne, la gestion du bureau, la recherche sur différents dossiers et la communication,  l’Exécutive Assistant participe également a des réunions ou des conférences au nom de l’Executif. On pourra résumer son rôle comme étant un mélange des fonctions administratives d’une assistante de direction, d’un Office Manager et d’un Personal Assistant car il doit respectivement s’assurer du suivi administratif général, être garant du bon fonctionnement du bureau et des départements et être assez proche personnellement de l’exécutif pour avoir une meilleure compréhension de ses attentes et objectifs à atteindre.

Vous savez maintenant tout sur la différence entre ces quatre (4) fonctions.

À propos

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Publié dans Carrière, Executive Assistant, Personal Assistant
5 comments on “Executive Assistant : c’est quoi ?
  1. […] Executive Assistant : C’est quoi ?  […]

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  2. […] Ce sont des hommes et des femmes de confiance. Ils peuvent être un conseiller, un mentor, une secrétaire, un executive assistant, un agent de protocole, une gouvernante, un chauffeur, un personal […]

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  3. […] que l’on pourrait l’imaginer. En effet, la clé pour révéler un haut potentiel est un bon Executive Asssistant. Je […]

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