11 astuces pour savoir s’organiser pour mieux réussir ses projets

Dans tout ce que je fais mon objectif principal est d’être épanouie. Travailler avec un stress positif qui me stimule et me donne de l’énergie et avoir du temps pour mes loisirs qui me recharge sont deux de mes préoccupations quotidiennes. Je n’aime pas être pressée, je n’aime pas perdre mon temps, c’est pourquoi, je m’organise pour réaliser tous mes projets tant sur le plan professionnel que sur le plan personnel. Il ne s’agit pas d’avoir une vie millimétrée, il s’agit de prendre le temps de faire les choses qui nous plaisent comme dormir, dessiner, lire, regarder un film, ne rien faire du tout (où ca m’arrive très souvent), s’occuper de ses fleurs, appeler des copines pour parler 5 heures au téléphone car cela fait une éternité que tu n’as pas eu de leurs nouvelles… en somme VIVRE. Nous n’avons qu’une vie. Il est donc important de prendre le temps pour les choses qui nous font plaisir d’où l’intérêt de s’organiser un minimum.

11 astuces pour savoir s’organiser pour mieux réussir ses projets

Ma formation (classe préparatoire Physique Chimie Sciences Industrielles puis réorientation en École de Commerce avec un BBA majeure Finance mineure Marketing Communication obtenu avec l’INSEEC) et ma fonction que j’occupe depuis bientôt 6 ans dans l’assistanat de haut niveau auprès de top managers évoluant dans le secteur privé et public m’ont permis d’acquérir de réelles compétences en gestion de projets. Et c’est de cela qu’il s’agit : Votre vie est le plus beau projet que l’on vous a confié.

Alors comment mener ce projet et vous assurer d’être épanoui, aligné avec vous même, satisfait de vos réalisations et surtout ne pas avoir de regret ? Et bien il faut organiser votre vie, pour prendre le temps de faire les choses qui vous sont chères car le temps est la seule matière que l’on ne peut jamais récupérer une fois qu’on la perdu. Entrons dans le vif du sujet.

Voici 11 astuces pour savoir s’organiser pour mieux réussir ses projets

 

1. Bien gérer son agenda

Votre agenda est votre guide. Il est le premier pas vers la concrétisation de vos projets de vie. En effet, le fait d’écrire vos idées, vos projets vous permet de franchir le premier pas vers leurs réalisations. Votre agenda peut être électronique ou papier. Personnellement je préfère le papier car je peux me déplacer avec mon agenda, je peux gribouiller dessus. Il peut être déjà prêt à l’usage où vous pouvez le réaliser vous même. Le mien est un Bullet Journal. J’y mets les choses qui m’intéressent vraiment et je planifie mon année dans ce cahier. Je peux ainsi gérer mes différentes activités professionnelles et personnelles et avoir une visibilité globale des choses à réaliser à court, moyen et long terme. Et j’ai fait le choix de ne pas séparer le personnel du professionnel car j’estime avoir trouver mon équilibre entre les deux. Donc choisissez le modèle qui vous convient. Ensuite, créez un moment chaque jour pour consulter votre agenda. Il est votre boussole. Ce que je dis là est très important. Un agenda n’a de valeur que s’il est utilisé au quotidien. Créez donc votre rituel de l’agenda. Choisissez un moment calme et propice à la réflexion. Si vous voulez, vous l’agrémentez d’une musique douce. Faites ce qui vous fait vous sentir bien mais faites-le.

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2. Bien gérer son temps en apprenant à dire NON

Si vous voulez profiter de votre temps et faire les choses qui vous font plaisir, il va falloir apprendre à dire NON. Dire NON, c’est avant tout dire OUI à votre bien être, à votre projet de vie, à votre vision des choses. Ce que l’autre ressent lorsque vous lui dites non n’est pas votre affaire car en face de vous, vous avez souvent un égoïste qui pense à son bien être, son projet et son objectif. Vous n’êtes pas la bonne poire. Apprenez à oser dire non pour mieux vous affirmer si vous avez tendance à toujours tout accepter. De plus, une personne censée ne devrait pas mal recevoir votre NON. Parfois, nous ne sommes pas prêts pour collaborer, nous avons une vision différentes des choses ou tout simplement nous sommes fatiguées et surtout nous n’avons pas à nous justifier de notre refus. Nous avons tout simplement le choix et le droit de pouvoir dire non sans se sentir coupable. Prenez le pouvoir sur votre vie en vous affirmant par le « NON ». Et souvenez vous, un grand NON est en fait un grand OUI à votre bien être.

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3. Penser à faire un rétroplanning de vos projets

Le rétroplanning est un outil qui vous permet de faire un planning inversé. En fait, il vous permet de décomposer une activités en une série de différentes actions qui constituent la réalisation de ce projet. Cela vous permet de vous dire que en X heures vous pouvez réaliser le projet. Ainsi vous pouvez vous fixer une date de réalisation du dit projet et définir sur une semaine, un mois ou plusieurs mois sa réalisation. Cela vous permet de planifier ce que vous voulez faire concrètement en identifiant vos priorités, en posant une date de réalisation et surtout cela vous permet de ne pas travailler dans l’urgence de la dernière minute.  Le rétroplanning est un outil que j’utilise beaucoup. Il me permet d’introduire des outils d’automatisation des tâches.

Par exemple, lorsque je lance des campagnes de communication sur les réseaux sociaux pour le compte de la Fondation Original, j’utilise l’outil later.com . Il me permet de planifier mes campagnes pré établies sur twitter, facebook, instagram et pinterest de façon simultanée. C’est une tâche qui pourrait me prendre facilement 1 heure chaque jour (si la connexion est efficace). Alors que lorsque j’automatise cette action, je viens chaque jour durant 15 minutes ajoutée une touche personnalisée, humaine à ces publications pour montrer ma présence. Vous pouvez par exemple aussi utiliser la réponse automatique ou vous créer une signature ou des messages-type pour gagner beaucoup de temps.

4. Identifier « les voleurs de temps »

« Les voleurs de temps » ont de nombreux visages. Ils sont humains mais ils sont aussi virtuels. Il va donc falloir apprendre à dire non aux distractions comme les réseaux sociaux, les bavardages intempestifs, les commérages, les coups de fils à tout bout de champ, les sms ou encore consulter sa boite mail toutes les secondes. Identifier les activités qui vous font réellement perdre du temps et imposez-vous des moments clés pour réagir. Par exemple, consultez vos mails 3 fois par jour à des heures fixes ou encore supprimer les alertes sonores, cela vous déconcentre. Aussi notez que les moments où nous sommes le plus concentrés sont le main ou la fin de l’après-midi. C’est rarement après le déjeuner. Donc imposez vous des règles comme éteindre souvent votre téléphone lorsque vous voulez accomplir une tâche sur laquelle vous êtes.

En définitive, ce que je veux faire comprendre c’est que finalement rien n’est jamais assez ou trop urgent. Quand quelques choses est très urgent, on trouve le moyen de vous contacter soyez en sûr, sinon cela peut attendre quelques heures. Ne laissez pas les autres, ni votre environnement contrôler votre vie

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5. Planifier à court, moyen et long terme

Je n’aime pas vivre dans l’urgence ni subir le stress du travail mal fait. Pour être serein, il faut anticiper. Pour anticiper, il faut planifier et ceci à court, moyen et long terme. La planification vous donne un fil rouge. On ne respecte pas tout à la lettre mais au moins l’on sait où l’on s’en va. Il est très important d’en tenir compte. Cela vous permettra d’éviter de penser que vous gagnerez du temps en gérant des choses personnelles au travail. Si vous planifiez les choses vous n’aurez pas à gérer ce stress ni les culpabilités et les frustrations afférentes. Ayez donc dans votre agenda, un planning de vos projets avec une décomposition des actions pour le réaliser à court, moyen et long terme. Cela vous permettra d’éviter les imprévus, de réduire votre stress et d’anticiper les solutions pour faire face aux éventuelles déconvenues que vous pourrez rencontrer sur votre route. De plus, planifier vous permet de rester serein face aux changements brusques qui peuvent survenir dans votre organisation de vie personnelle et professionnelle. En effet, si vous avez planifiez les choses, il vous suffit de vous adaptez en tenant compte de ce nouveau paramètre.

6. Bien prioriser les tâches

Qu’est ce qui est urgent ? Qu’est ce qui est important ? Il est important de faire des listes. Pour ma part, je travaille avec 3 outils :

  1. Le calendrier prévisionnel des activités qui me donnent une visibilité sur les activités de l’année par semaine,
  2. le retroplanning qui décompose mes activités en sous activités avec mes dates de délivrance,
  3. et mes listes.

Chaque jour, je m’impose un minimum de 3 activités à réaliser sur le plan professionnel, sur les activités de la Fondation et sur mon bien être. Cela fait 9 choses à faire et je vous assure que c’est déjà pas mal. Je me fais un ratio 2 activités opérationnelles pour une activité bien être. Si vous avez fini plus tôt vous pouvez rajouter une autre activité soit professionnelle soit personnelle mais pas plus. L’objectif est chaque soir d’avoir la satisfaction d’avoir eu une journée productive et donc de toujours restez positif. Cela ne sert à rien de se bousiller le moral. Enfin personnellement, je préfère éviter. (rires)

7. Toujours prévoir l’urgence

Une journée, c’est 24 heures. Et en 24 heures, il y a toujours une urgence à gérer qui viendra tout bousculer dans votre agenda. Il est donc important de comprendre que l’urgence s’organise. L’astuce est de ne jamais trop charger son agenda car il y a toujours quelques choses qui peut arriver à la dernière minute et devoir être planifié compte tenu du caractère urgent ou important ou prioritaire. Il est donc toujours nécessaire de prévoir une plage « traitement de l’urgence » dans votre journée.

8. Apprendre à déléguer

Pour pouvoir gérer votre temps et profiter de vos activités, il faut apprendre à déléguer des activités sans flipper. L’astuce c’est de pouvoir mettre en place un processus de contrôle avec une marge de manœuvre (que j’appelle un plan B voire C) pour pouvoir réparer l’action si elle est mal réalisée. Ce qu’il faut intégrer c’est que déléguer ne signifie pas abandonner. Cela signifie confier une partie d’une action, en intégrant le bouton contrôle. L’idée est de gagner du temps. Je vous conseille donc dans ce cas, de travailler en mode projet. La personne a qui vous délégué l’activité doit avoir des objectifs clairs, une date de rendue définie et des plages pour vous consulter en cas de besoin. Cela vous permet de juger de l’efficacité de la personne. De plus, apprenez que vos méthodes de travail ne sont pas forcément celles des autres. Tous les chemins mènent à Rome. Ce qui compte, c’est le gain de temps et le résultat. La perfection n’existe pas. Optez pour un travail correcte et rendu dans les temps impartis.

9. Bien gérer ses émotions

Ce point est le plus difficile me concernant. J’ai un tempérament vif et je déteste l’injustice. J’avais donc tendance très jeune à partir au quart de tour mais les différentes expériences que j’ai eu dans différentes entreprises avec différents types de profils, m’ont fait mûrir. J’ai compris que j’étais maître de mes émotions et que je ne pouvais pas gérer celles des autres ni leurs ressentiments. J’essaie donc de rester positive au quotidien. Parfois, c’est difficile. J’ai donc décidé d’écrire de temps à autre des lettres de joie ou de colère que je détruit ensuite. Gérer vos émotions vous permet de rester concentré sur l’essentiel : la réalisation de votre projet. Il y aura beaucoup de distractions mais plus vous serez productif, plus vous attirerez des comportements et attitudes parasites. Et apprenez à gérer vos émotions, car ces personnes souhaitent mettre à jour leur propre personnalité à travers vous et ainsi vous désorientez de votre vision.

10. Faire le bilan à mi-parcours de vos projets

Cette étape est importante. Elle vous permet de savoir où vous en êtes. De découvrir les outils qui vous permettent d’être efficace et ceux qui vous ralentissent et ainsi opérer des changements. L’objectif est de gagner du temps et du mieux être. Si vous êtes toujours débordé, faites une pause et faites le bilan. Ou en êtes-vous? Êtes-vous toujours motivé? Avez-vous le sentiment d’être acteur de votre vie ou d’être complètement passif? Il faut que vous restiez confiant dans votre projet et pour cela il faut prendre le temps de juger votre état émotionnel, psychique et physique pour prendre des décisions dans l’objectif de toujours resté positif et d’avoir le meilleur état d’esprit pour réaliser vos projets.

11. Prendre soin de vous

Prenez l’habitude de vous octroyez de nombreuses pauses « bien-être » dans votre journée. Prenez le temps pour vous. Cela est très important. Cela peut être : écouter de la musique, lire un livre, faire du sport, manger un plat qui vous fait plaisir, appeler une amie… il est important de vous octroyer de réels moments de pauses.

Vous savez maintenant tout ! Je ne suis pas une hyperactive, je suis une passionnée organisée dans mon travail. A vous de jouer !

 

 

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