Executive Assistant : c’est quoi ?

Executive Assistant : c’est quoi ?

Mon parcours professionnel est un parcours d’assistanat de haut niveau. J’ai effectivement accompagné à chaque étape de mon parcours professionnel de hauts cadres et hauts dirigeants dans le secteur public et le secteur privé. J’ai donc une certaine connaissance des métiers de l’Assistanat. Ce billet a pour objectif de vous donner un éclairage sur les postes de Personnal Assistant, Executive Assistant, Assistant de Direction et Office Manager. En effet, ils sont très souvent confondus car la frontière entre les quatre fonctions est parfois très légère.

Un Executive ASSISTANT, qu’est ce que c’est ?

Commençons avec le poste d’Assistante de Direction

Parfois appelé Secrétaire de Direction, l’Assistant(e) de Direction joue en réalité un rôle plus important. Véritable bras droit d’un directeur, sa mission est de le décharger de toutes les préoccupations administratives. Et de manière générale, il/elle l’assiste dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les TPME aux multinationales en passant par les collectivités locales, institutions publiques et territoriales, associations…, l’Assistant(e) de Direction joue un rôle. Il est l’interface avec tous les interlocuteurs de son supérieur hiérarchique. Il effectue toutes les tâches traditionnelles d’un secrétaire, à savoir la tenue de son agenda, le traitement du courrier, la rédaction de comptes-rendus de réunions auxquels il assiste généralement. On ajoutera la préparation de dossiers et présentations, l’organisation de réunions, de déplacements et voyages et l’archivage de tous ses documents.

Mais il peut lui être confié d’autres missions comme la recherches de fournisseurs et premières négociations, la préparation d’un budget, d’une mission et bien d’autres activités d’organisation. Dans ce cas, et si la structure le permet, l’aspect administratif est confié à une secrétaire qu’il supervise.

Le poste de Office Manager

Le poste d’Office Manager est un métier récent dans le monde francophone. Il peut être considéré comme un poste de « Super Assistant ». En effet, sa mission se situe entre celle d’un(e) Assistant(e) de Direction de haut niveau et celle d’un Responsable Administratif. Ce qui fait que l’Office Manager évolue généralement dans les petites structures.

Sa mission consiste à gérer l’ensemble des tâches administratives, juridiques et comptables que personne ne peut accomplir, faute de temps et de compétences. Il est directement rattaché à la Direction Générale puisque que sa fonction a pour but de soulager ses supérieurs hiérarchiques d’un bon nombre de fonctions et de responsabilités. On pourra citer, entre autres, la gestion administrative du personnel, gestion des services généraux, suivi des budgets, gestion des flux d’information.

Par ailleurs, ce poste exige un bon relationnel car l’Office Manager aura également le rôle d’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs. Ces interlocuteurs peuvent être le cabinet comptable et juridique, les fournisseurs, banques et administrations. Dans les grandes structures, ce poste est souvent assimilés à celui de Directeur Administratif.

Le Poste de Personal Assistant

Les personnalités du monde politique, du show-business, grands dirigeants, sportifs de haut niveau… Tout le gratin de la haute société recourt aujourd’hui aux services d’un Personal Assistant. C’est un métier importé des pays anglo-saxons. Il consiste à être attaché au service d’une personne en permanence et d’effectuer une très large gamme de tâches et d’activités quotidiennes. L’objectif est de de faciliter la vie de son employeurs. Ses attributions sont donc pratiquement impossible à délimiter.

En effet, on peut lui demander de gérer l’agenda, de trouver une baby-sitter, de faire l’inscription scolaire ou aux activités parascolaires des enfants. Il pourra être sollicité pour s’assurer de l’intendance de la maison, organiser les vacances en famille ou une réception. On lui fait assez confiance pour acheter des cadeaux  ou encore effectuer le paiement des factures en temps et en heure. C’est une profession qui cumule plusieurs fonctions à la fois : secrétaire, concierge, gouvernante, comptable, chauffeur, acheteur. Cette fonction demande de la polyvalence et du temps à consacrer à son employeur.

Enfin le poste d’Exécutive Assistant

L’Executive Assistant est l’employé d’une entreprise ou d’une structure ou administration. Il prend en charge l’exécutif du chef de la direction. Il a la capacité de prendre des décisions qui orienteront ou affecteront la société. En effet, outre ses fonctions de facilitation de l’administratif comme la gestion de l’agenda, la coordination du travail et le suivi des diligences en interne, la gestion du bureau, la recherche sur différents dossiers et la communication,  l’Exécutive Assistant participe également a des réunions ou des conférences au nom de l’Executif.

On pourra résumer son rôle comme étant un mélange des fonctions administratives d’une assistante de direction, d’un Office Manager et d’un Personal Assistant. En effet, il doit respectivement s’assurer du suivi administratif général, être garant du bon fonctionnement du bureau et des départements et être assez proche personnellement de l’exécutif pour avoir une meilleure compréhension de ses attentes et objectifs à atteindre.

Vous savez maintenant tout sur la différence entre ces quatre (4) fonctions.

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