J’ai consacré un article à vous présenter les différences entre un Assistant de Direction, un Office Manager, un Executive Assistant et un Personal Assistant. Vous avez pu remarquer que les frontières sont très floues mais elles le sont encore plus entre l’Executive Assistant et le Personal Assistant. Ce billet vous permettra de bien faire la distinction entre ces deux fonctions en quelques lignes.
QUelles différences entre Personal Assistant et Executive Assistant ?
Le rôle attendu d’un Personal Assistant et d’un Executive Assistant
Dans le jargon, on nomme le Personal Assistant un PA et le Executive Assisant un EA. Ainsi, la tâche principale d’un PA et d’un EA est d’alléger la ou les personnes qu’ils soutiennent dans leur administration générale de l’organisation / structure. Le but ultime est de permettre aux personnes soutenues de consacrer leur temps aux besoins de l’entreprise et à la poursuite de leur propre rôle. Le plus souvent, cela comprendra des tâches telles que la prise d’appels téléphoniques, la gestion de l’agenda, l’organisation de voyage (réservation, hébergement, gestion des factures, etc.). Mais aussi, ils sont responsable de la gestion générale des activités en vue de s’assurer du respect des délais et de la participation à des réunions importantes. Ces deux rôles sont donc fondamentaux pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Ils jouent un rôle de « facilitateur » de l’action de la ou les personnes qu’ils soutiennent.
deux différences fondamentales mais non exhauStives
Au niveau des différences, je vais en évoquer deux que je trouve les plus pertinentes :
- Le PA peut travailler pour un ménage privé, une personnalité médiatique, publique, politique ou sportive. Cependant, le EA, lui, a un rôle plutôt axé sur l’environnement général de l’entreprise. Ainsi un EA devra avoir une connaissance plus spécialisée du secteur d’activités de l’entreprise. Cette connaissance lui permettra de pouvoir être un support à l’exécutif dans sa prise de décision et dans son organisation de ses départements et services.
- La deuxième différence serait dans l’esprit de travail. Je dirais qu’un PA doit être réactif afin de répondre à toutes les questions qui peuvent surgir. Il doit en parallèle, toujours, s’assurer que tout sera pris en charge. Tandis que, l’EA doit avoir un état d’esprit très pro actif. Il doit anticiper les réactions de l’exécutif dans la prise de décision exceptionnelle et la résolution de problèmes. Bien sûre, il arrive qu’il soit réactif mais sa pro activité est un élément qui le différencie du PA. En effet, il peut, à termes, être en mesure de relayer les instructions du PDG ou du Directeur principal dans une réunion et en faire un rapport sur les mesures discutés afin de faciliter la prise de décision finale de ce dernier. On dira donc que le rôle de EA est plus impliqué dans la réalisation des objectifs professionnels du responsable au sein de la structure. Et le rôle de PA est plus ancré sur la facilitation des activités quotidiennes (surtout personnelles) du responsable.
En conclusion
Cela dit, les distinctions dépendront évidemment de la façon dont l’entreprise souhaite décrire ses postes au sein de leur entreprise. Ainsi un PA dans une entreprise peut être un PA par nom, tout en prenant toutes les responsabilités d’un EA, et inversement. C’est donc pour cela qu’il n’est pas rare de voir des postes de Executif Personal Assistant.
Pour résumer, la frontière est vraiment très floues. Ce qu’il faut retenir c’est que le PA et le EA sont des fonctions de support / soutien à la réalisation des carrières de personnalités à haut potentiel.
Et vous qu’en pensez vous ?
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